Электронное архивирование документов. Преимущества.

Электронное архивирование документов (ЭАД) — это жизненно важный процесс управления записями, с которым компании и их сотрудники должны быть знакомы. Последствия непонимания процессов архивирования вашего бизнеса создают серьезные проблемы в будущем. Традиционно «архивирование» означает сохранение исторических записей. Хранящиеся записи уникальны, в отличие от книг в библиотеке, которые обычно имеют приличный довольно большой тираж. Архивы служили первоисточником для исследований по определенным темам. Например, Coca Cola имеет исторический архив, в котором записана история компании, и может использовать детали, чтобы пережить старые воспоминания и повысить привлекательность своего бренда.

Важность эффективного архивирования документов

ЭАД жизненно важно для управления информацией и может дать бизнесу больший контроль над своими информационными процессами. По мере роста бизнеса он будет создавать больше данных — таких, которые необходимо тщательно контролировать и отслеживать, чтобы их можно было использовать должным образом. Отслеживание этих данных может оказаться проблематичным для предприятий, у которых нет системы архивирования. Документы, которые не заархивированы, труднее найти, обезопасить и надлежащим образом распространить. Особенно если  они хранятся только в локальной среде — например, на ноутбуке сотрудников — и, следовательно, будут недоступны для других пользователей. Сейчас достаточно много компаний предоставляют услуги удаленного архивирования, документооборота и другого функционала в «облаке». Компания «Этлас-софт» — atlas-soft.ru дает возможность своим клиентам получить сразу несколько продуктов в этом сегменте.

    • Электронная очередь
    • Электронный документооборот
    • Электронный архив
    • + широкий выбор модулей

В конечном итоге внедрение таких решений положительно скажется на бизнес-функциях и производительности сотрудников.

Этлас - архивирование документов

Примеры главных преимущества архивирования для растущего бизнеса

1. Предотвращение потери данных и документов. Документы, которые не были оцифрованы и заархивированы, могут быть потеряны навсегда. Вероятность того, что сотрудник случайно удалит или поместит файл не туда, мала, но это случается. Оцифрованные и архивные документы позволяют сотрудникам самостоятельно и быстро получать резервную копию информации.
2. Юридические требования — ЭАД важно и по юридическим причинам. Многие компании случайно утилизируют документы, которые должны храниться по закону. Эффективная система архивирования обеспечит соблюдение графиков хранения для конкретной компании, независимо от юридической грамотности сотрудников. Органы по защите данных применяют более суровые меры наказания к предприятиям, поэтому сотрудники должны знать, что игнорирование этих правил может привести к крупным штрафам или даже тюремному заключению.
3. Повышение безопасности — оцифровка и архивирование документов также важны по соображениям безопасности. Особенно в то время, когда кибератаки и утечки данных становятся все более частыми. Надежно храня документы, предприятия могут отслеживать информацию и повышать защиту от неавторизованных третьих лиц. Даже самые осторожные компании сейчас становятся мишенью очень опытных хакеров. Бумажные документы, находящиеся в открытом обращении, легко могут быть похищены из переполненных офисов или украдены озлобленными сотрудниками. Надежная система внешнего архивирования снизит этот риск, предупреждая старших сотрудников об отсутствии файлов.
4. В современном программном обеспечении электронного документооборота архивирование имеет особое значение. Это может означать перенос мало используемых данных с дорогостоящего основного хранилища на менее дорогие устройства вторичного хранения. Выгруженные данные по-прежнему доступны при необходимости.
5. Электронный документооборот может включать объединение множества файлов, используя их сжатие и шифрование. Такая практика может снизить требования к пространству для хранения, а шифрование может сделать данные доступными только для тех, у кого есть ключ доступа.
6. Архивирование включает оценку того, почему и как долго следует хранить каждый документ. Также следует определить способ удаления просроченных данных.

Преимущества ЭАД

Оцифровка и архивирование документов жизненно важны для непрерывности бизнеса и обеспечения высочайшего уровня производительности на конкурентном рынке.